Waar moet je urenregistratie aan voldoen?

Om van het urencriterium te kunnen genieten, moet je aannemelijk maken dat je aan de voorwaarden voldoet. Dit wil zeggen dat je aannemelijk moet maken dat je minstens 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteedt. Er is sprake van een vrije bewijslast. De makkelijkste manier om dit aan te tonen, is door middel van een urenregistratie. Lees bijvoorbeeld maar even het verhaal van een slagerij die geen urenregistratie had en bot ving bij de rechter. De Belastingdienst stelt geen duidelijke eisen aan de urenregistratie, maar op basis van eerdere uitspraken kunnen we desondanks spreken over een aantal minimumvereisten. Voldoende concreet zijn, is het belangrijkste.

Urenregistratie moet voldoende concreet zijn

Op basis van eerdere rechtszaken blijkt dat het niet volstaat om simpelweg weekblokken te noteren, maar anderzijds is het ook niet vereist om alles tot op de minuut te noteren. Dit zou een onevenredige last met zich meebrengen. Per dag registreren lijkt eveneens te risicovol te zijn. Eerder werd wel al geaccepteerd dat een ondernemer per half uur of zelfs per uur registreerde.

Hoe precies dit in de praktijk moet zijn, zal afhankelijk zijn van hoe nauw de marges zijn. Als een ondernemer net aan de vereiste uren komt, maar per uur registreert, zou de Belastingdienst kunnen zeggen dat de mogelijke afwijking te ruim is. Het gevolg? De gepresteerde uren zijn onvoldoende aannemelijk gemaakt en de ondernemer heeft geen recht op de zelfstandigenaftrek. Als je de vereiste uren ruimschoots overschrijdt, zal een iets ruimere schatting wellicht een minder groot probleem zijn. Hoe dan ook geldt: hoe nauwkeuriger je je uren registreert, hoe sterker de bewijswaarde van je urenregistratie is.

Omschrijven van geregistreerde tijdblokken

Concreet zijn wil ook zeggen dat je voldoende uitleg kan geven bij de gepresteerde uren. Dit wil zeggen dat je een concrete omschrijving opneemt van de werkzaamheden die je tijdens de geregistreerde uren uitoefende. Wees daarbij heel duidelijk. Bij een eerdere zaak had een ondernemer een urenregistratie bijgehouden waarin vaak heel algemene omschrijvingen werden opgenomen, zoals ‘opleiding’ of ‘scholing’. Hoewel de ondernemer het behaalde diploma kon voorleggen, was de omschrijving toch te vaag om dit te accepteren. Uiteindelijk werd de zelfstandigenaftrek geweigerd.

Op basis van de omschrijving kan de controleur een oordeel vellen over de geloofwaardigheid van de urenregistratie. Lees bijvoorbeeld ons eerder verhaal over een vrouw die inschreef dat ze elke dag twee uur aan sociale media spendeerde. Zelfs de rechter achtte dit weinig geloofwaardig en verwierp deze uren, waarna de ondernemer niet meer aan het urencriterium voldeed.

Andere bewijsmiddelen

Houd er ten slotte rekening mee dat de urenregistratie ook met andere documenten kan worden vergeleken. In een eerdere zaak werd de urenregistratie bijvoorbeeld verworpen omdat het niet strookte met de afspraken in de agenda. Anderzijds kunnen deze andere stukken je ook helpen om je urenregistratie sterker te maken. Zo had de studerende ondernemer in deze zaak de kans gekregen om ook de facturen van de gevolgde opleidingen voor te leggen om alsnog de uren aannemelijk te maken. Ook voor jezelf blijft het belangrijk om andere stukken bij te houden. Bij sommigen urenregistratieprogramma’s kan je deze als bijlagen toevoegen. Dit is aan te raden.