Alleen een urenregistratie volstaat niet voor de zelfstandigenaftrek

Om recht te hebben op de zelfstandigenaftrek moet je bewijzen dat je voldoet aan de urenregistratie. Veel ondernemers kiezen daarom voor urenregistratiesoftware. Dit is inderdaad een goed idee en we kunnen het enkel maar aanbevelen. Toch wil het gebruik van urenregistratiesoftware nog niet automatisch zeggen dat de inspecteur daarmee akkoord gaat. Dat bewijzen ook onderstaande twee voorbeelden.

Urenregistratie is te globaal van opzet en strookt niet met de werkelijkheid

In een zaak die voor het Gerechtshof Leeuwarden verscheen (ECLI:NL:GHLEE:2007:BA2602) had een vrouwelijke ondernemer een bedrijfje dat op bestelling kleding maakt voor wedstrijddansen. Zij had een urenregistratie voorgelegd om te bewijzen dat ze 1932,5 uur aan haar onderneming had besteed. De inspecteur was het daar echter niet mee eens en hij had daar verschillende redenen voor.

In de eerste plaats was de vrouw ook in loondienst als medisch secretaresse, waardoor er automatisch minder tijd was om aan de onderneming te besteden. Daarnaast bleken de door haar genoteerde afspraakuren 21 keer niet overeen te komen met de afspraken die in haar agenda werden aangetroffen. Uit het boekenonderzoek bleek dan weer dat de vrouw 14 kostuums had gemaakt. Op basis van bij derden ingewonnen informatie had de fiscus berekend dat er voor het maken van 14 jurken zo’n 490 uur nodig is.

Ook de rechter oordeelde dat de urenregistratie veel te globaal van opzet was en dat het op verschillende punten niet overeenstemde met de agenda, waardoor het zijn waarde verloor. De beargumentering van de vrouw, namelijk dat ze veel meer tijd spendeerde aan de jurken, kon daardoor niet hard worden gemaakt. Ze had maar een betere urenregistratie moeten bijhouden.

Inconsequente urenstaten en veel onduidelijkheden

In een andere zaak (ECLI:NL:GHSHE:2018:3057) had een belastingplichtige een fulltime baan als directrice en daarnaast een onderneming waarmee ze (i) vijf vakantiewoningen in Frankrijk verhuurde, (ii) drie appartementen als B&B exploiteerde en (iii) boeken schreef over toerisme en het maken van kunst.

De inspecteur vond het weinig aannemelijk dat zij aan het urencriterium voldeed. Voornamelijk omdat haar echtgenoot al jaren de feitelijke exploitatie van de B&B uitvoert, het onderhoud van de Franse vakantiewoningen uitbesteed werd en de boeken vrij eenvoudig via hun website gepromoot worden. Volgens de inspecteur was de urenregistratie achteraf opgesteld. Zij had toen een urenregistratie van 2.030 uur voorgelegd, waarvan 572 uur voor het schrijven van de boeken en 1.302 uur voor het verhuren van de vakantiewoningen in Frankrijk.

In hoger beroep legde ze ineens een nieuwe urenregistratie voor van 1.811 uur, maar de rechter merkte op dat de optelsom fout was gemaakt en het maar om 1.726,50 uur ging. De rechter vond dit alles opmerkelijk en oordeelde dat ze onvoldoende aannemelijk had gemaakt dat ze aan het urencriterium had voldaan. De zelfstandigenaftrek werd dan ook geweigerd.

Meer doen dan een urenregistratie voorleggen

Het gebruik van urenregistratiesoftware is een goed idee, maar zal nog niet automatisch volstaan. Daarnaast moeten de geregistreerde uren voldoende specifiek worden genoteerd en moet het ook overeenstemmen met de praktijk. Achteraf uren noteren, is in ieder geval geen goed idee. Gebruik een urenregistratie-app en registreer netjes en nauwgezet je uren, maar lieg vooral niet tegen de inspecteur. Uiteindelijk zal ook de rechter zo’n leugens doorzien.