Opnieuw is zelfstandigenaftrek verworpen na urenregistratie in Excel

Waarom betalen voor een urenregistratieprogramma als je het ook gratis kan bijhouden in een tool als Excel? Op deze vraag formuleerde het Gerechtshof Den Haag recent heel goed het antwoord (ECLI:NL:GHDHA:2021:733). Een belastingplichtige die zijn urenregistratie in Excel deed, verliest namelijk het recht op de zelfstandigen- en startersaftrek.

Belastingplichtige moet gepresteerde uren aannemelijk maken

Een urenregistratieprogramma gebruiken is niet verplicht voor wie van de zelfstandigenaftrek wil genieten. Meer nog: de gepresteerde uren zijn zelfs niet eens te bewijzen. Het volstaat om ze voldoende aannemelijk te maken. Dit kan bijvoorbeeld ook gebeuren op basis van gefactureerde uren. Het gaat hier dus om de vrije bewijsleer. Desondanks is het toch belangrijk om alles heel netjes en concreet te noteren. Een urenregistratieprogramma draagt bij aan een gedegen vastlegging.

Excelbestand was veel te onduidelijk

In deze zaak was in 2016 een ondernemer in loondienst bij drie werkgevers. Zij hadden daarvoor 2.239 verloonde uren opgegeven. Daarnaast had de werknemer ook een eenmanszaak waarmee hij specialistische zakelijke dienstverlening leverde. In de aangifte claimt hij de zelfstandigen- en startersaftrek, maar de inspecteur accepteerde dit niet en beweert dat hij niet aan het urencriterium heeft voldaan. Om aan het urencriterium te voldoen, moet hij voldoende aannemelijk maken dat hij tijdens het kalenderjaar minstens 1.225 uren aan zijn zaak heeft besteed.

De bewijslast ligt met andere woorden bij de ondernemer. Daarom heeft de ondernemer een Excelbestand overgelegd. Uit dit Excelbestand moet blijken dat hij 1.229 uren aan zijn zaak heeft besteed. Het probleem is dat het Excelbestand heel wat onduidelijkheden bevat. Het was bijvoorbeeld niet duidelijk wat hij met “opleiding” en “scholing” bedoelde en of het daarbij om gevolgde opleidingen of gegeven opleidingen ging. De inspecteur vroeg daarom om facturen over te leggen, maar die waren er volgens hem niet omdat er met gesloten beurzen was betaald. Ook waren er geen schriftelijke overeenkomsten omdat alle overeenkomsten mondeling werden gemaakt. Hoewel de ondernemer een behaald diploma kon voorleggen, oordeelde de Rechtbank dat de inspecteur door de vele onduidelijkheden terecht de zelfstandigen- en startersaftrek heeft geweigerd. De ondernemer heeft de gepresteerde uren namelijk niet voldoende aannemelijk gemaakt.

Ook in hoger beroep vond de rechter het Excelbestand onvoldoende duidelijk

In hoger beroep oordeelde men gelijkaardig. Zo vond men ook hier de beschrijving per dag te vaag en dat de uren onvoldoende verifieerbaar zijn omdat er bijvoorbeeld geen facturen of opleidingsroosters zijn voorgelegd. Ook het ontbreken van schriftelijke overeenkomsten of verklaringen van cliënten ontbreekt. En dus had de inspecteur de zelfstandigen- en startersaftrek mogen weigeren.

Het moet wel gezegd worden dat zowel het Hof als de Rechtbank ook rekening hielden met de drie andere dienstverbanden en de 2.239 verloonde uren. Ze vinden het onaannemelijk hoog dat de belastingplichtige in totaal 3.468 uren zou hebben gewerkt.

Gebruik een goede urenregistratie-app

Bij een urenregistratieprogramma is het mogelijk om gepresteerde tijden heel precies bij te houden. Via een timer doe je het tot op de minuut juist. Je kan het bovendien ook aan projecten koppelen of eenvoudig vanuit de app factureren. Ook bijvoorbeeld een foto van een bonnetje of een opleidingsschema voeg je meteen aan de app toe. Hierdoor sta je sterker in de schoenen wanneer een inspecteur de zelfstandigenaftrek betwist.