Uren niet registreren? Dat kan je veel kosten!

In een recente zaak die voor het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden verscheen, werd nogmaals aangetoond waarom urenregistratiesoftware zo belangrijk is. In deze zaak ging het natuurlijk om het al dan niet voldaan hebben aan het urencriterium om van een aantal belastingvoordelen te kunnen genieten. De betrokkene, een adviseur, kon volgens de rechter onvoldoende bewijzen minimaal 1.225 uur per jaar aan zijn onderneming te spenderen.

1.225 uur per jaar te bewijzen

Om van een aantal belastingvoordelen te kunnen genieten, zoals de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek, moet een ondernemer minimaal 1.225 uur per jaar aan de onderneming besteden. Het is de ondernemer die moet bewijzen dat hij voldoende tijd aan de zaak besteedde, zowel directe als indirecte werkuren kunnen daaronder vallen. Ook tijd dat de ondernemer besteedt aan het volgen van opleidingen, het installeren van software op de computer of het reinigen van de winkel valt hieronder. De ondernemer is vrij om het bewijs te leveren. Zo kan hij zich bijvoorbeeld beroepen op de openingsuren, notulen van vergaderingen die datum en tijd vermelden of aanwezigheidsbewijzen van gevolgde opleidingen. In de praktijk speelt urenregistratiesoftware een belangrijke rol om het aantal besteedde uren per jaar aan te tonen.

1.500 cliënten, geen 1.225 uur per jaar

In deze zaak had een adviseur met een eigen administratie- en assurantiekantoor de zelfstandigenaftrek van zo’n 7.000 euro van zijn winst afgetrokken. De belastinginspecteur vond dat hij hier geen recht op had en kende hem een forse naheffing toe. Uiteindelijk verscheen de zaak voor het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden.

De adviseur haalde verschillende argumenten aan om de 1.225 uur per jaar te bewijzen. Eerst en vooral haalde hij aan dat zijn kantoor van maandag tot en met vrijdag geopend was van 08:00 tot 17:00 uur. Daarnaast haalde hij aan dat hij 1.500 cliënten heeft en minimaal vijf minuten per maand aan elke cliënt besteedt.

Klinkt waterdicht? Niet helemaal, want eerder had hij wel zijn assurantieportefeuille in huurkoop aan een collega-adviseur verkocht die ook in het winkelpand kantoor hield. De betrouwbaarheid van de openingsuren viel dan ook te betwijfelen en daarnaast is het niet aannemelijk dat hij zoveel tijd besteedde aan een overgedragen assurantieportefeuille.

Belang urenregistratie nogmaals bewezen

In zijn uitspraak onderstreept de rechter het belang van de urenregistratie: “Belanghebbende heeft geen urenregistratie bijgehouden, terwijl hij in de winkel ook andere werkzaamheden verrichtte dan assurantiewerkzaamheden.”

Omdat zijn argumenten door de rechter niet werden geaccepteerd, kon de adviseur niet langer bewijzen dat hij wel degelijk 1.225 uur per jaar aan zijn zaak besteedde. Dat had hij bijvoorbeeld wel kunnen doen als hij een urenregistratie had bijgehouden. Het is goed dat je als ondernemer vrij je uren kan bewijzen, maar de rechter hoeft je argumentatie lang niet altijd te volgen. Dat dat je veel kan kosten, bewijst deze uitspraak van 7 april 2020.

Vergelijk urenregistratiesoftware

Zonder een goede urenregistratie is het vaak een dubbeltje op zijn kant en moet je maar hopen dat de belastinginspecteur je redenering volgt. Een goede urenregistratiesoftware kan je veel besparen, zeker als je grote naheffingen wil voorkomen. Gelukkig hoeft een urenregistratie-app helemaal niet duur te zijn. Vergelijk urenregistratie-apps en zorg ervoor dat je steeds kan bewijzen dat je aan het urencriterium voldoet.