Urenregistratie in Excel is geen goed idee

Waarom betalen voor urenregistratiesoftware als je dat ook gewoon eenvoudig in Excel kan bijhouden? Die vraag krijgen we wel vaker. Als je de urenregistratie perfect kan bijhouden in Excel, is er in principe geen enkel probleem. Wel kijk je dan tegen extra werk aan als je de uren ook wilt analyseren. De theorie is echter de praktijk niet en daardoor krijg je al snel te maken met slordigheden en fouten. Hieronder een bloemlezing van de belangrijke risico’s die je loopt.

Omslachtiger en dus minder accuraat

Even je uren registreren via een app? Dat doe je gewoon meteen na het werken. Wanneer je daarentegen je uren registreert via Excel, moet je telkens opnieuw de spreadsheet openen via je laptop om alles aan te vullen. De kans is groot dat je voordien ook reeds alles op een papiertje noteert en het ’s avonds, in het weekend of op het einde van de maand input. Het hoeft niet te verbazen dat je al snel het overzicht verliest, dat er al eens uren verloren gaan en dat je uiteindelijk met niet-facturabele uren achterblijft. Zeker als je medewerkers in dienst hebt kunnen vele kleine kwartiertjes soms een grote knauw geven aan de winstgevendheid van je bedrijf.

Geen live inzicht

Het grote voordeel van urenregistratie via een app is de duidelijkheid ervan. Zo ziet een projectmanager meteen hoe het werk vlot en kan hij eventueel tussentijds bijsturen om de deadline alsnog te halen. Indien dat niet het geval is, kan hij op zijn minst tijdig communiceren naar de eindklant. Die duidelijkheid heb je natuurlijk niet wanneer iedereen beetje per beetje de uren input in Excel. En omdat er voor elk project een andere spreadsheet is, is het nagenoeg onmogelijk om algemene statistieken te genereren en diepgaande conclusies te trekken. Evolueren naar een efficiëntere manier van werken wordt zo wel heel moeilijk.

Groter risico op fouten

Uit onderzoek van Ray Panko, professor IT-management aan de universiteit van Hawaii, blijkt dat maar liefst 88% van de spreadsheets fouten bevatten. Hoe hoog dat cijfer ligt bij spreadsheets voor urenregistratie is natuurlijk niet geweten. Desondanks mag je wel aannemen dat het risico op fouten veel groter is dan bij het gebruik van een app. Zo’n app houdt alles per slot van rekening heel precies bij, maar geeft ook foutmeldingen als er problemen zijn zoals overlappende uren.

Fouten in je urenregistratie kan je echter missen als kiespijn. Voor je het weet mag de administratiemolen beginnen met het uitschrijven van creditnota’s, mogen al je cashflowprognoses naar de prullenmand en blijkt de volgende offerte minder rendabel te zijn dan eerder vooropgesteld.

Vergelijk urenregistratiesoftware

Dat je uren registreren in Excel toch niet zo’n goed idee is? Dat kan je wel zeggen. Daarom raden wij het gebruik van urenregistratiesoftware aan. Urenregistratiesoftware hoeft bovendien geen handenvol geld te kosten. Gebruik onze vergelijkingstool voor urenregistratiesoftware en kies voor de beste software aan de scherpste prijs. En vergeet niet: omdat je geen fouten hoeft te vrezen, zal urenregistratiesoftware zichzelf eenvoudig terugverdienen.