Hoe concreet moet je je uren voor het urencriterium bewijzen?

Het gebruik van urenregistratiesoftware is niet verplicht. Er zijn veel manieren waarop je kan bewijzen (“aannemelijk maken”) dat je aan de voorwaarden voor de ondernemersaftrek voldoet. In sommige gevallen is het echt wel duidelijk dat ondernemers meer dan voldoende tijd aan hun onderneming besteden, maar vaak is het kantje boord. En dan is urenregistratiesoftware toch weer gewoon een aanrader.

Het bewijs is vrij te leveren

Allereerst moet je weten dat het bijhouden van een urenstaat en het gebruik van urenregistratiesoftware niet verplicht is. Je bent vrij om met bewijzen en argumenten op de proppen te komen om aan te tonen dat je wel degelijk aan het urencriterium voldoet. Uit de rechtspraak blijkt bovendien dat je zelfs naar redelijkheid schattingen mag maken. Afronden op volledige uren accepteert de rechtspraak niet, maar afrondingen tot op een kwartier of tien minuten blijkt vaak geen probleem te zijn.

Het bewijs kan je op verschillende manieren leveren. Zo kan je bijvoorbeeld de gefactureerde uren gebruiken, maar je persoonlijke agenda, telefoonrekening en rittenadministratie (verplaatsingen naar klanten tellen ook mee) helpen eveneens om het aantal gewerkte uren aan te tonen. Historische gegevens van voorgaande jaren kunnen ook een goed beeld vormen, met name als je op die manier kan aantonen hoelang je gemiddeld bezig bent met je administratie.

Toch wordt het bewijs niet altijd geaccepteerd

Het is aan jou om het voldoende aannemelijk te maken dat je wel voldoende uren hebt gepresteerd. Sommige situaties roepen echter vragen op en dan ziet de rechter er strenger op toe. Dat is met name het geval wanneer je weinig inkomsten hebt, maar toch beweert veel uren te presteren. Of wanneer je nog steeds evenveel uren presteert als vorig jaar, maar toen duidelijk meer inkomsten had. Ook wanneer je bijvoorbeeld nog een baan in loondienst hebt, is het natuurlijk gek als je beweert dag en nacht voor je onderneming te werken.

In zo’n gevallen zal de fiscus vrijwel altijd om een urenstaat vragen om je beweringen te staven. Hoewel je met zo’n urenstaat sterker in de schoenen staat, hoeft de fiscus er niet mee akkoord te gaan. Zo waren er in het verleden al twijfelachtige gevallen, bijvoorbeeld een urenstaat waarbij telkens dezelfde pen was gebruikt en het handschrift naar het einde van het kalenderjaar duidelijke tekenen van moeheid vertoonde. Of er was die keer dat iemand zijn urenstaat bijna een exacte kopie was van die van het jaar voordien, met als apotheose twee maal op rij negen gepresteerde uren op 29 februari.

Gebruik van urenregistratiesoftware is aanbevolen

Houd er ten slotte rekening mee dat de controle soms pas jaren later kan volgen, wanneer je natuurlijk al helemaal vergeten bent of je op 1 maart van dat jaar een literatuurstudie hebt gedaan of toch aan je administratie hebt gewerkt. Laat staan dat je nog concreet kan benoemen welk boek je op dat moment hebt gelezen of welke facturen je verwerkte.

Om dergelijke problemen te voorkomen raden we aan om urenregistratiesoftware te gebruiken. Op die manier houd je alles exact en tot op de minuut juist bij, terwijl alles digitaal wordt bewaard en je ook jaren later nog steeds het een en ander kan voorleggen. Sjoemelen blijft natuurlijk een afrader, maar de eerlijke ondernemer riskeert alvast niet om de ondernemersaftrek te verliezen.

Vergelijk nu urenregistratiesoftware en houd alles netjes bij.