Zo zet je werknemers aan tot een goede urenregistratie

Werknemers houden hun uren niet of onvoldoende bij. Vorige maand verscheen daarover een artikel in Business Insider en de cijfers ogen allesbehalve rooskleurig. Dat is verdomd spijtig want van een goede urenregistratie kan je veel leren. Het gaat dan niet alleen over het evalueren en eventueel ook bijsturen van prestaties van individuele werknemers, maar ook om het beheersen van projecten, het opstellen van betere offertes enzovoort. Als werkgever kan je gelukkig het een en ander doen om de werknemers tot een betere urenregistratie aan te zetten.

Werknemers zien het nut niet in van urenregistratie

Altijd en overal uren bijhouden en dan nog eens noteren waaraan op dat moment wordt gewerkt? Voor veel werknemers heeft dat maar één doel: hun reilen en zeilen bijhouden. Dan hoeft het natuurlijk niet te verbazen dat ze niet meteen staan te springen om steeds alle gegevens netjes te noteren of in te putten. Ze zien het als een formaliteit en als een verplichting. Het is opvallend dat ze zelfs niet eens de moeite doen om de uren dagelijks te noteren. Hoe langer ze wachten, hoe groter de kans op fouten wordt natuurlijk.

Dat komt voor een groot deel omdat werknemers geen idee hebben over het waarom achter een goede urenregistratie. Het is een formaliteit en het staat laag op het prioriteitenlijstje. Als werkgever is het dan ook belangrijk dat je helder communiceert over het belang van een goede urenregistratie. Het is belangrijk dat je duidelijk maakt dat de urenregistratie er niet (alleen) is om hen te evalueren, maar dat het er ook is om betere offertes op te stellen of om werknemers beter in te plannen. Daar hebben zij ook baat bij want te strakke deadlines zorgt enkel maar voor stress.

Vergeet overigens niet om ook de resultaten terug te koppelen en daarbij positieve zaken te benadrukken. Als je bijvoorbeeld op het einde van het jaar met mooie cijfers kan aantonen dat de gevolgde opleiding of hervorming ook écht in tijdswinst heeft geresulteerd? Dan win je twee keer.

De juiste tools aanbieden

Er is nog een ander groot verschil tussen werknemers die wel een goede urenregistratie voeren en hun tegenhangers die het wat minder nauw nemen met de urenregistratie: de tools die de werkgever aanbiedt. Werknemers die in Excel-bestanden moeten kladderen, hebben de neiging om te werken met notitieboekjes of kladpapiertjes en alles vervolgens in één keer in te geven. Zo ontstaat er opnieuw een groter risico op fouten.

Ondanks een goede communicatie zullen veel werknemers urenregistratie nog steeds blijven zien als een last. Als iets wat nu eenmaal moet gebeuren. En daarom maak je het hen maar beter zo makkelijk mogelijk. Gebruik bijvoorbeeld een urenregistratie-app waarbij ze enkel maar even op een knop hoeven te drukken. Ze hoeven niks over te typen en alles wordt automatisch doorgestuurd. Lekker handig en voor je het weet is de urenregistratie ook echt accuraat.

Zoek een urenregistratie-app

Van plan om een urenregistratie-app te gebruiken of uit te testen? Bij veel aanbieders heb je een gratis testperiode waarin je het allemaal even kan proberen. Ideaal om even een testproject uit te voeren. En dan kan je nadien nog altijd beslissen. Bekijk zeker even ons overzicht met goede urenregistratie-apps.