Overstappen van werkbonnen naar digitale urenregistratie

Werk jij ook nog steeds met werkbonnetjes? Dan heb je het vast wel al meegemaakt dat je de werkbon kwijt bent geraakt of dat het zo verfrommeld en beschadigd uit een broekzak komt, dat het niet langer leesbaar is. Vervelend, want al die werkbonnen dien je natuurlijk bij te houden. Iets wat je uiteraard doet in een schemaatje in een Excelbestand. En intussen maar hopen dat je computer niet crasht! Je merkt het: klassieke werkbonnetjes vergen veel gedoe en hebben veel nadelen. Deze nadelen counter je eenvoudig door over te schakelen naar een digitale urenregistratie.

Waarom overstappen van werkbonnen naar digitale urenregistratie?

Bij een digitale urenregistratie maak je gebruik van speciale software (urenregistratiesoftware) of een speciale app (urenregistratie-app) om de gewerkte uren te registreren. Er zijn geen papieren bonnetjes die verloren kunnen gaan en bovendien is alles meteen correct verwerkt. Het zijn zeker niet de enige voordelen van een digitale urenregistratie. Zo bespaar je bijvoorbeeld tijd, waardoor er meer tijd is om omzet te genereren. Ook kan je de digitale urenregistratie koppelen aan projecten of kan je statistieken analyseren. Slordigheidsfoutjes zijn in ieder geval verleden tijd.

Stap 1: behoeften in kaart brengen

Het overschakelen van werkbonnen naar een digitale urenregistratie is niet moeilijk. Zoals eerder gezegd bestaat er kant-en-klare urenregistratiesoftware die je kan gebruiken. Voor een zacht prijsje van enkele euro’s per maand kan je dergelijke software al gebruiken. Het is wel belangrijk dat de urenregistratiesoftware aansluit bij je behoeften. Stel jezelf dus eerst een aantal vragen:

• Hoe wil je de uren registreren (in je browser en/of in een app)?
• Wil je ook uren van personeel registreren?
• Moet het mogelijk zijn om overwerk te registreren?
• Zijn uitgebreide rapportages noodzakelijk?
• Moet facturatie mogelijk zijn (per uur, per project, per werknemer enzovoort)?
• Wil je uren op projecten registreren?
• Heb je HRM-tools nodig (afwezigheidsregistratie, berekening vrije dagen enzovoort)?
• Hoeveel wil je betalen voor urenregistratiesoftware?
• Hoe eenvoudig moet het contract opzegbaar zijn?

Stap 2: urenregistratiesoftware vergelijken

Op basis van de door jou vastgelegde criteria kan je nu op zoek gaan naar de urenregistratiesoftware die het beste bij jou past. Daarvoor kan je zelf verschillende pakketten vergelijken, maar weet dat wij alvast een handige vergelijkingstool hebben gemaakt. Op basis van deze vergelijkingstool geef je zelf aan wat jij belangrijk vindt en krijg je meteen goede keuzes te zien. We hebben ook extra informatie voor je verzameld, we communiceren duidelijk over de prijzen en we geven reviews weer. Het is altijd aan te raden om dergelijke reviews door te nemen. Vergelijk nu urenregistratiesoftware en vind het pakket dat bij jou past.

Stap 3: proefaccount aanmaken

Heb je een goed softwarepakket gevonden? Meestal kan je dan eerst een proefaccount aanmaken. Je kan het softwarepakket dan gedurende een bepaalde periode uitproberen, zonder dat je aan een account vasthangt. Houd er wel rekening mee dat de proefregels per softwarepakket verschillen. Soms moet je het pakket actief stopzetten en soms volstaat het om gewoon niet verder te gaan en je gegevens niet door te geven. Ook hoelang je het kan uitproberen, verschilt sterk. Lees dus altijd goed de voorwaarden van proefaccounts.