Werkgever moet werknemer wijzen op risico van vervallen vakantiedagen

In een recente zaak liep een werknemer tegen problemen aan met de vakantiedagen. Deze zaak kwam uiteindelijk bij de kantonrechter te liggen. De kantonrechter gaat uit van het principe dat de werkgever een vakantiedagenregistratie bijhoudt. In dit geval heeft de werkgever dat echter niet gedaan. Volgens de werkgever was dat ook niet nodig, want hij zou geen strikt verlofbeleid voeren en handelen naar bevind van zaken.

Bij juridische discussies over de omvang van een resterend verlofsaldo ligt de bewijslast in principe bij de eiser, dus bij de werknemer. De kantonrechter oordeelt echter dat de werkgever aan zijn werknemer passende informatie had moeten verstrekken over het risico dat de tijdens het ziekteverlof opgebouwde vakantiedagen zouden vervallen als ze niet werden opgenomen. De werkgever had dat in deze zaak nooit aan de orde gesteld. Dat kwam de werkgever duur te staan. Wil je dergelijke problemen voorkomen? Dan hebben wij een aantal tips voor werkgevers.

Houd een goede vakantie-urenregistratie bij

Voor de werkgever is het heel belangrijk om een duidelijke registratie van de vakantiedagen bij te houden. Dit gaat eenvoudig met behulp van de urenregistratiesoftware. Bij de meeste urenregistratiesoftware beschik je namelijk ook over heel wat HRM-tools. Dat wil zeggen dat je bijvoorbeeld niet alleen uren kan registreren en factureren, maar de software bijvoorbeeld ook kan gebruiken voor het registreren van afwezigheden, het berekenen van vakantiedagen, het bepalen van compensaties voor overwerk en dergelijke meer. Enkel door zelf de juiste informatie bij te houden, is het mogelijk om de werknemer te informeren en kan je over bewijzen beschikken die je kan gebruiken in de rechtbank.

Informatie delen met werknemers

Het louter bijhouden van informatie over de vakantiedagen volstaat nog niet. Als werkgever dien je de werknemer ook te informeren. De gemakkelijkste manier om dat te doen, is door periodiek de informatie over vakantiedagen met medewerkers te delen. Stel medewerkers bijvoorbeeld ieder kwartaal, en in ieder geval na afloop van het opbouwjaar, in kennis van de informatie met betrekking tot de vakantiedagen. Bij het begin van het jaar deel je de informatie over het resterende saldo aan wettelijke dagen van het voorgaande jaar. Wijs de werknemer ook steeds op de consequenties van het niet opnemen van de wettelijke vakantiedagen. Hetzelfde doe je uiteraard voor de bovenwettelijke dagen. Houd daarbij ook de verjarings- en de vervaltermijnen bij en deel ook deze informatie met de werknemer.

Geef de werknemer de kans om de vakantiedagen op te nemen

Als de werknemer aan het begin van het jaar alsnog een resterend saldo wettelijke dagen heeft, geef je de werknemer de kans om deze alsnog voor 1 juli op te nemen. Deel deze mogelijkheid schriftelijk mee aan de werknemer. Geef ook duidelijk aan wat de gevolgen zijn als het resterende saldo niet wordt opgenomen.

Wanneer een arbeidsovereenkomst wordt opgezegd, deel je ook de informatie over de vakantiedagen mee en geef je de vertrekkende werknemer de mogelijkheid om deze alsnog op te nemen. Als er een beëindigingsovereenkomst wordt gesloten, benoem je het aantal openstaande en nog uit te betalen verlofuren. Doe dat in concrete bewoordingen, zo voorkom je discussies.