Dit kan je doen om het papierverbruik op kantoor terug te dringen

In ondernemingen wordt nog steeds veel papier gebruikt. Niet meer zoveel als op het einde van de vorige eeuw, maar nog steeds bestaat een heel groot deel van het kantoorafval uit papier. Er zijn gelukkig verschillende dingen die je kan doen om het papierverbruik op kantoor te beperken. Dat levert een enorme besparing op.

Papier besparen biedt veel voordelen

Er zijn verschillende redenen waarom het een goed idee is om minder papier te verbruiken op kantoor. In de eerste plaats heeft dit financieel nut. Papier kost geld en minder papier verbruiken, levert een besparing op. Het gaat daarbij niet alleen om een besparing op printpapier, maar ook om een besparing op inkt, energie en printapparatuur. Als er minder apparatuur nodig is, levert dit ook een plaatswinst op. De vierkante meters waren nooit eerder zo duur. Tegelijkertijd maken digitale stromen het eenvoudiger om de voordelen te plukken van het nieuwe werken. En daarbovenop is het ook nog eens beter voor onze planeet.

Digitale urenregistratie en administratie

Er zijn verschillende dingen die je kan doen om het papierverbruik te beperken. In de eerste plaats is het belangrijk om zelf de bestaande papierstromen onder de loep te nemen en om na te gaan hoe er digitaal kan worden gewerkt. Zo zijn er veel ondernemingen die nog steeds werken met papieren werkbonnen. Dat is niet logisch, want je loopt tegen de nadelen van papier aan. Het gaat dan niet alleen om de genoemde nadelen, maar ook om praktische nadelen. Zo raken werkbonnen vaak zoek, waardoor het niet langer duidelijk is hoeveel tijd er aan bepaalde klussen is besteed. Urenregistratiesoftware kan dergelijke papieren werkbonnen eenvoudig vervangen.

Wist je dat er zelfs urenregistratiesoftware bestaat die je kan koppelen aan een factuurprogramma? De gepresteerde uren kunnen dan in een klik in een factuur worden omgezet. Die factuur gaat dan digitaal de deur uit, zodat ook daarbij geen papier wordt gebruikt. Handig, toch?

Minder printers op kantoor

Hierboven ging het om acties op organisatorisch niveau. Er zijn uiteraard ook heel wat andere maatregelen die op structureel niveau kunnen worden getroffen. Het gaat er dan bijvoorbeeld om dat recto verso printen op alle computers automatisch is ingesteld. Ook is het aan te raden om het aantal printers te beperken, bijvoorbeeld tot een toestel per verdieping, en deze in een printcorner te plaatsen. Werknemers blijken namelijk minder te printen als de printer niet binnen handbereik staat.

Sensibilisering en bewustwording

Ten slotte zijn er ook acties op individueel niveau nodig. Dat heeft vooral te maken met het stimuleren van bewustwording en het sensibiliseren van de werknemers. Hang bijvoorbeeld affiches op in het kopieerlokaal. “To print or not to print?”, is de vraag die werknemers zich moeten stellen. Moedig werknemers ook aan om eerst te herlezen en pas dan te printen of om twee pagina’s per bladzijde af te drukken indien het om werkdocumenten gaat. Veel printers kunnen tegenwoordig bijhouden hoeveel prints er per werknemer worden gemaakt. Spreek een werknemer hierop aan als hij of zij gemiddeld genomen erg veel print of organiseer interne wedstrijden, waarbij teams die weinig printen worden beloond.