Tijdregistratie is heel belangrijk bij het evalueren van projecten

Bij het evalueren van projecten zijn er verschillende dingen die een rol spelen. De vraag of je het gewenste resultaat wel behaalde, is daar een voorbeeld van. Toch speelt ook de afgelegde weg een rol en moet een project op het einde van de rit ook winstgevend zijn. In het kader van projectevaluatie mag een goede urenregistratie dan ook nooit ontbreken.

Alle projecturen registreren

Natuurlijk wil je weten welke projecten winstgevend zijn, maar bij doe-bedrijven merken we dat dit vaak beperkt blijft tot het meten van werkuren en het registreren van kosten. Toch volstaat het niet om bijvoorbeeld enkel de tijd te registreren die een programmeur nodig heeft om daadwerkelijk programmacode te ontwerpen. De vergadertijd, de tijd die nodig is voor de boekhoudkundige verwerking, de tijd om facturen op te volgen et cetera wordt maar al te vaak vergeten.

Urenregistratiesoftware kan met andere woorden niet ontbreken, maar zorg er wel voor dat uren eenvoudig aan projecten kunnen worden toegewezen. Ook voor afdelingen die niet rechtstreeks met het project betrokken zijn, is dat het geval. Natuurlijk hoeft zo’n overkoepelende tijdsbesteding bij hen niet altijd heel precies te worden gemeten, maar een goede raming is wel noodzakelijk. En dat weet je enkel door voldoende te meten en vervolgens gemiddelde waarden vast te leggen.

Technische hulpmiddelen voor urenregistratie

In de praktijk zal technologie hier een belangrijke rol bij spelen. Urenregistratiesoftware maakt het bijvoorbeeld mogelijk om de werktijd tot een fractie van een seconde te meten en meteen aan een juist project toe te wijzen. Hierdoor zie je hoeveel tijd een medewerker, een team of het volledige bedrijf aan het project diende te besteden. Dit is natuurlijk heel waardevolle informatie bij het evalueren van projecten of voor het bepalen van toekomstige projecttarieven.

Wij hebben een overzicht gemaakt van programma’s die je kunnen helpen met het bijhouden van een goede tijdadministratie. Zej maken het bijhouden van de uren veel eenvoudiger. Vergelijk urenregistratiesoftware en kies de software die jij nodig hebt.

Bijsturen aan de hand van projecturen

Blijk je te veel tijd te verliezen aan een project? Dan wil dat nog niet automatisch zeggen dat je dit soort projecten links hoeft te laten liggen. Vaak hebben projecten alsnog een kans om winstgevend te worden. Daarvoor heb je twee opties: je verhoogt je prijzen voor toekomstige projecten of je verlaagt het aantal werkuren. Wat dat tweede betreft, heb je meerdere opties.

In de eerste plaats kan je je workflows analyseren. De kans is groot dat er wel nog wat valt bij te schaven. Misschien wordt bepaald werk dubbel uitgevoerd, kunnen sommige taken worden geautomatiseerd of kan de informatiestroom veel efficiënter verlopen. Een tweede optie is om de hoeveelheid werk terug te dringen. Misschien zijn sommige werknemers gewoon te perfectionistisch en volstaat een minder resultaat ook wel. Dan moet je bijsturen want al dat perfectionisme levert in dit geval duidelijk niks op.

Tijdregistratie- en projectmanagementsoftware combineren

Je merkt met andere woorden dat tijdregistratiesoftware heel belangrijk, is, maar anderzijds kunnen we hetzelfde zeggen van projectmanagementsoftware. Het is dan ook net zo handig wanneer je tijdregistratie en projectmanagement vanuit een enkele gecentraliseerde omgeving kan vormgeven. Bij de betere softwareleveranciers zoals Silvasoft is dat mogelijk. Door de module urenregistratie te combineren met de module projectmanagement registreer je uren bij de projecten, waardoor je nog beter conclusies trekt en alles meteen in één overzicht hebt.