Urenregistratiesoftware koppelen met Power BI

Urenregistratiesoftware bevat heel wat data, dat allemaal uitspitten is toch niet meteen eenvoudig. Microsoft Power BI kan die data echter eenvoudig visualiseren, maar dan moet een koppeling met de urenregistratiesoftware wel tot de mogelijkheden behoren. We leggen het een en ander voor je uit.

Over Microsoft Power BI

Microsoft Power BI is een tool die data visualiseert. Hiermee kunnen verschillende datasoorten worden gecombineerd en kan de data op een toegankelijke manier worden gemonitord. Power BI laat zich eenvoudig koppelen, zodat data uit verschillende systemen kan worden samengevoegd en ook weer kan worden gedeeld. Met een minimale training is het mogelijk om uitgebreide rapporten samen te stellen en visueel te integreren. Het wordt als een SaaS-oplossing aangeboden.

Er zijn ook verschillende aanbieders van urenregistratiesoftware die een koppeling met Power BI mogelijk maken. Hierdoor kan ook deze data worden gebruikt en gecombineerd met data uit andere systemen. Onder andere Exact.com (Power BI Exact Connector), TimeChimp en AFAS kunnen eenvoudig met Power BI worden gekoppeld.

Urenregistratiedata inzichtelijk maken

Dankzij de koppeling met Power BI gebruik je de urenregistratiedata. Hiervoor bouw je een dashboard. Deze dashboards wijzigen voortdurend en stellen je in staat om live inzicht te verkrijgen in de organisatie. Sommige aanbieders van urenregistratiesoftware bieden alvast standaardconfiguraties aan.

In het geval van TimeChimp gaat het om een management dashboard waarop onder andere het totale ziekteverzuim, de totale facturabiliteit, het gemiddelde uurtarief en de totale omzet per plaats worden weergegeven. Ook een urenoverzicht (algemeen of per medewerker) en een algemeen dashboard per medewerker is alvast door hen geconfigureerd.

Urenregistratiedata combineren met andere data

De grootste meerwaarde van Power BI is natuurlijk dat je ook data uit andere systemen kan ophalen en ze met elkaar kan combineren. Zoiets kan de leverancier van urenregistratiesoftware natuurlijk niet voorzien. Toch is er heel wat mogelijk. Twee voorbeelden tonen dit aan.

Je kan bijvoorbeeld de geregistreerde verplaatsingsuren koppelen aan de geregistreerde verplaatsingen van de rittenregistratie. Hiermee merk je het op als een werknemer merkwaardig veel tijd nodig heeft om verplaatsingen uit te voeren of deze net bizar snel doet. Daaruit kan je dan conclusies trekken.

Ook kan je bijvoorbeeld een dashboard per klant maken. Hierin zie je niet alleen hoeveel facturabele uren er voor de klant worden gepresteerd, maar ontdek je ook meer over de openstaande facturen, het betaalgedrag, het aantal verplaatsingen voor deze klant enzovoort.

Power BI-dashboard laten maken

Hoewel een minimum aan trainingen volstaat om aan de slag te gaan met Power BI, vergt het in de praktijk toch wel wat kennis en ervaring. Daarom kan het interessant zijn om een Power BI-dashboard te laten maken. Er zijn voldoende freelancers op de markt, maar sommige leveranciers van urenregistratiesoftware bieden de mogelijkheid aan om dit door hen te laten maken. Zij kennen natuurlijk hun eigen databronnen en kunnen vaak scherpe prijzen garanderen. Onder andere TimeChimp biedt deze dienst aan.

Kant-en-klare oplossingen

Andere leveranciers van urenregistratiesoftware werken met allerlei modules. Hierdoor kan je bij dezelfde leverancier bijvoorbeeld ook facturatiesoftware of boekhoudsoftware afnemen. Vaak hebben zij al dashboards voorzien waarbij de data uit verschillende modules op één plek visueel wordt weergegeven. Voor kleinere ondernemingen die geen nood hebben aan maatwerk kan dit een goede oplossing zijn. Onder andere Silvasoft heeft zo’n modulaire opbouw met een goed dashboard.