Urenregistratie in distributiecentra kan veel beter

In het digitale magazine Logistiek verscheen eind vorige maand een artikel over hoeveel uren er nou echt wordt gewerkt in een distributiecentrum. Kort samengevat: eigenlijk weet men het niet. Men weet wel voor hoeveel uur men mensen inschakelt, hoeveel dat kost en wat de output is, maar men heeft niet echt een idee van de input. Informatie daaromtrent is vaak niet volledig of is zelfs volledig afwezig. En dat is zonde.

Problemen met de urenregistratie in de logistieke sector

Alles heeft natuurlijk te maken met het ontbreken van goede data. En dergelijke data is afkomstig van de urenregistratie. Zuivere urenregistraties zorgen ervoor dat het duidelijk is hoeveel er echt wordt gewerkt en waaraan de gewerkte tijd wordt besteed. Hoeveel uren gaan naar het verpakken, hoeveel uren gaan naar het uitladen en hoeveel uren gaan naar de assemblage? Dat is heel waardevolle informatie.

Distributiecentra hebben vaak wel manieren om tijd te registreren, zoals urenbriefjes of prikklokken, maar die informatie is natuurlijk niet voldoende specifiek om echt met de data aan de slag te gaan. Je kan dus niet bepalen of arbeidsuren wel efficiënt worden ingezet, je kan de informatie niet gebruiken om personeel beter in te plannen en je kan niet zorgen voor een optimale samenstelling. En zo gaat er tijd en dus ook kosten verloren.

Oplossingen voor de urenregistratie in de logistieke sector

Natuurlijk kan je personeel vragen om alles netjes en heel gedetailleerd te noteren, maar vaak stuit dat op weerstand. Men is bang dat je die informatie gebruikt om medewerkers te vergelijken en te beoordelen. En dat je je woede zal uiten omdat ze eens vijf minuten te lang aan het koffiedrinken waren! Vaak zien ze al die administratie ook gewoon niet zitten. Zij staan natuurlijk niet achter het roer en begrijpen vaak niet waarom data zo’n meerwaarde is. Het is dan ook erg belangrijk om transparant te communiceren omtrent waarom een goede urenregistratie voor jou belangrijk is. En over wat je met die data aanvangt of niet aanvangt. Dat zorgt voor begrip en dat is een eerste stap in de juiste richting.

Bovendien geldt dat de eenvoudigste oplossing vaak de beste is. En dat is klokken waar het personeel werkt. Eenmaal men aan de slag gaat aan de assemblagelijn, klokt men. Eenmaal men gaat inladen en uitladen, klokt men. Jij weet wanneer er waar wordt gewerkt en dus ook hoeveel tijd er naar bepaalde taken gaat. Voor het personeel is al dat klokken eenvoudig, je legt niet te veel administratieve last op hun schouders en het voelt niet aan alsof ze elke minuut moeten verantwoorden. Tegelijkertijd heb je toch een waardevolle bron van informatie die je kan gebruiken. Een bron zonder risico’s op bevuiling door onnauwkeurige en onzuivere urenregistraties, fantastisch toch?

Ook voor zzp’ers is correct registreren heel belangrijk

Uren gedetailleerd registreren is voor alle ondernemers belangrijk. Ook voor bijvoorbeeld zzp’ers is het aan te raden om uren specifiek te registreren. Niet alleen omdat de Belastingdienst dat heel belangrijk vindt, maar ook omdat je de data voor jezelf kan gebruiken. Zo zie je waar je tijd echt naartoe gaat. Je kan betere beslissingen nemen, je kan beter plannen en je kan betere offertes opstellen. Alleen maar voordelen! En met een goede urenregistratie-app is het zo gedaan.