Urenregistratie in de strijd tegen tijdfraude

Steeds meer ondernemingen krijgen te maken met tijdfraude. Het aanpakken van tijdfraude, zeker in zijn meest onschuldige vorm, is echter niet eenvoudig. Urenregistratiesoftware kan daarbij helpen, maar in de praktijk is het slechts een van de middelen om tijdfraude aan te pakken.

Wat is tijdfraude?

Tijdfraude is een breed begrip, maar het gaat erom dat werknemers niet de uren presteren die ze zouden moeten presteren of die ze beweren te presteren. Dat kan verschillende oorzaken hebben en lang niet elke vorm van tijdfraude is even eenvoudig aan te pakken:

• Luie werknemers die zich tijdens het werk in hun gedachten verliezen en met andere dingen bezig zijn
• Werknemers die wel goed presteren maar zich niet houden aan werkafspraken. Ze besteden de tijd niet aan de projecten of taken die voorrang hebben, maar doen klusjes die hen meer aanspreken
• Werknemers die hun werkbriefjes ruimer invullen om van pauzes te kunnen genieten
• Werknemers die zich onterecht ziek melden
• Werknemers die vroeger stoppen met werken zonder dat door te geven
• Werknemers die onterecht overwerk declareren
• …

Groeiend probleem van tijdfraude

Als ondernemer vertrouw je er natuurlijk op dat werknemers gedurende de betaalde uren ook werkelijk presteren. Zoals reeds uit sommige voorbeelden hierboven blijkt is dat niet altijd het geval. Meer nog: tijdfraude is een groeiend probleem. Dat heeft verschillende oorzaken. In de eerste plaats is de afleiding op het werk gewoon groter geworden. Facebook, Whatsapp en boeiende internetwebsites zorgen al eens voor enkele minuten afleiding. Op een volledig jaar loopt dat echter snel op. Daarnaast is de afstand met het werk vaak groter geworden nu er meer wordt ingezet op flexibel werken. Omdat de controle afneemt, neemt het risico op tijdfraude toe. Het is dus zeker niet zo dat meer werknemers van slechte wil zijn, maar de omstandigheden laten tijdfraude gewoon beter toe. In de meeste gevallen gaat het bovendien niet om grote inbreuken, waar de meeste medewerkers überhaupt zelf het probleem van zien.

Tijdregistratiesoftware als oplossing voor tijdfraude

Tijdregistratiesoftware is een handig hulpmiddel om tijdfraude te voorkomen. De voorwaarde is dan wel dat het correct wordt ingezet (zo diepgaand mogelijk registreren, bv. per project), terwijl het moet aansluiten in een bredere tactiek.

Merk luie werknemers op

Het probleem met luie werknemers is dat ze hun gedrag vaak ongestoord aan de dag kunnen leggen. Collega’s merken het op maar willen geen klikspaan zijn. Soms zie je zelfs dat collega’s gedemotiveerd raken en ook zelf minder goed presteren. Tijdregistratiesoftware zorgt ervoor dat je het snel opmerkt wanneer iemand duidelijk minder goed presteert. Dan kan je de betrokkene op de vingers tikken of het bespreken tijdens het evaluatiegesprek. Het blijft wel belangrijk dat je het nodige doet om de oorzaak van het probleem aan te pakken. Een internetpolicy kan bijvoorbeeld al wonderen verrichten.

Vervalsing voorkomen

Veel vormen van vervalsing kan je eenvoudig opmerken als medewerkers tijdregistratiesoftware gebruiken. Dan merk je al snel dat ze onrealistisch lang aan een project werkten of dat er een wel heel ruime pauze tussen twee opdrachten zit.

Omdat het vaak gaat om situaties waarbij de controle kleiner is, blijft het belangrijk om in te zetten op een goede verstandhouding. Leg uit waarom een goede tijdregistratie belangrijk is, bijvoorbeeld omdat het de basis vormt voor een goede facturatie. Geef ook aan dat er niks mis is met het nemen van een pauze tussen twee opdrachten, maar dan wel op voorwaarde dat het netjes wordt aangegeven en de medewerker natuurlijk tijdig bij de klant is.

Brede set oplossingen noodzakelijk

Tijdregistratiesoftware is een manier om tijdfraude te voorkomen of op te sporen, maar zal nooit de enige oplossing zijn. Bovendien is een tijdregistratie-app niet altijd de beste oplossing. Er bestaan ook systemen waarmee je de tijd registreert wanneer een medewerker inlogt op de pc. Bij medewerkers die thuiswerken kan zo’n vorm van automatische tijdregistratie interessanter zijn. Deze zijn echter eveneens niet feilloos: surfen op het internet wordt dan gewoon onder de tijd gerekend. Een mix met een duidelijk beleid, communicatie met een focus op bewustwording, evaluatiegesprekken en eventuele sancties zullen altijd noodzakelijk zijn om tijdfraude echt aan te pakken.