Is een werkgever verplicht om urenregistratiesoftware te gebruiken?

Dat je als zzp’er maar beter een goede urenregistratie bijhoudt, hebben we al voldoende benadrukt. Ook als werkgever doe je echter maar beter het nodige om de uren van je medewerkers bij te houden. Dat volgt niet alleen uit de Arbeidstijdenwet, maar ook uit Europese rechtspraak.

Deugdelijke urenregistratie verplicht

Artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers om een deugdelijke registratie te voeren in functie van de arbeidstijden en rusttijden met het oog op de naleving van de bepalingen van de Arbeidstijdenwet. Op basis hiervan kan de Inspectie SZW controleren of de Arbeidstijdenwet in je bedrijf wel wordt nageleefd.

Er staat nergens dat je daarvoor urenregistratiesoftware moet gebruiken, maar de registratie moet wel “deugdelijk” zijn. De verplichting geldt ook wanneer je flexkrachten, nul-urencontracten of andere contracten gebruikt. In de praktijk zal je dus op elk moment moeten kunnen aantonen:

• Wanneer een individueel personeelslid iedere dag is begonnen met werken
• Wanneer een individueel personeelslid iedere dag is gestopt met werken
• Wanneer een individueel personeelslid pauze heeft genomen en hoe lang die pauze duurde.

Je bent niet alleen verplicht om een deugdelijke urenregistratie te voeren, maar bovendien moet je de urenregistratie ook gedurende een termijn van minimaal één jaar bijhouden. Dan kan de Inspectie SZW langdurig terugkijken om te controleren of je de wetgeving wel naleeft.

Hoge boetes bij onvolledige urenregistratie

Wanneer je geen urenregistratie hebt of wanneer je urenregistratie niet volledig is, legt de Inspectie SZW vrijwel meteen een boete op. Zij nemen dan ook aan dat het ontbreken van een urenregistratie de werkgever goed uitkomt. De boetes lopen op tot 10.000 euro per medewerker. Daarnaast kunnen er zich nog talloze andere problemen stellen, omdat je zonder een duidelijke urenregistratie bijvoorbeeld niet kan aantonen dat je wel voldoet aan de wetgeving omtrent de minimumlonen. Voor dat laatste kreeg bijvoorbeeld een werkgever in 2019 nog een boete van niet minder dan 289.000 euro.

Ook Europa verplicht urenregistratie

De Nederlandse wetgever staat niet alleen in haar beslissing om de urenregistratie te verplichten. Midden mei 2019 besliste het Europees Hof van Justitie dat Europese bedrijven verplicht zijn om een vorm van urenregistratie toe te passen. Volgens het Europees Hof van Justitie moet het bovendien gaan om een “objectief, betrouwbaar en toegankelijk” systeem. Veel Europese landen hebben vervolgens hun nationale wetgeving aangepast om aan het arrest te voldoen, maar zoals eerder gezegd kent Nederland zo’n verplichting al. Wat dan wel weer problematisch is, is dat de Arbeidstijdenwet voor een aantal groepen werknemers, zoals militair personeel en huisartsen, een uitzondering voorziet. Het arrest spreekt echter niet van dergelijke uitzonderingen, waardoor ook hier een urenregistratie is aangeraden.

Urenregistratiesoftware niet verplicht, wel aanbevolen

Zonder urenregistratiesoftware kan je wettelijk gezien perfect de uren registreren. Zo kan je bijvoorbeeld werken met in te vullen formulieren die je vervolgens netjes in mappen opbergt en gedurende minimaal een jaar bewaart. Efficiënt is dat echter niet. Bovendien loop je zo het risico dat er eens een formulier zoek raakt, met boetes tot gevolg. Eerder schreven we ook al dat urenregistratie in Excel evenmin een goed idee is. Bovendien kan je bij zo’n documentje, dat je al even snel weer aanpast, vraagtekens zetten bij de betrouwbaarheidsvereiste van het Europees Hof van Justitie.

Als je urenregistratiesoftware gebruikt, heb je altijd een sluitende urenregistratie die aan de vereisten voldoet. Bovendien wordt alles digitaal bewaard en maakt de softwareleverancier back-ups, waardoor je geen gegevensverlies hoeft te vrezen. Daarom raden wij altijd een urenregistratie-app aan.