Hoelang moet je de urenregistratie bewaren?

Ondernemers kunnen een beroep doen op verschillende aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Om in aanmerking te komen voor deze aftrekposten gelden er wel een aantal eisen. Zo is men bijvoorbeeld verplicht om een aantal gepresteerde uren aannemelijk te maken. Dat doet men met behulp van een goede urenregistratie. Daarmee kan men aantonen dat er aan het zogeheten urencriterium is voldaan. De urenregistratie is met andere woorden nauw verweven met de fiscale administratie. En dat heeft gevolgen voor hoelang de urenregistratie te bewaren is. Hoelang moet je de urenregistratie bewaren? Dat ontdek je in deze blog.

Hoelang moet je urenregistratie bewaren?

De urenregistratie maakt deel uit van de administratie. Dat wil zeggen dat dezelfde bewaartermijn geldt als bij de andere onderdelen van de financiële administratie. Bedrijven en zelfstandigen moeten hun administratie volgens de wet gedurende 7 jaar bewaren. Ook voor de urenregistratie geldt er dus een bewaartermijn van 7 jaar.

Volgens de Belastingdienst moet de urenregistratie, net als de andere gegevens uit de administratie, in de originele vorm worden bewaard. Wie de uren op papier registreert, moet het dus op papier bewaren. En wie een digitale urenregistratie bijhoudt, moet de digitale bestanden bijhouden. Als de urenregistratie digitaal wordt bewaard, moet je er bovendien voor zorgen dat de Belastingdienst de programma’s en bestanden bij een controle vlot kan bewaren en bekijken. Enkel als het gaat om een kleine administratie die binnen een redelijke termijn te controleren is, maakt men een uitzondering: dan mag je de computerbestanden afdrukken en nadien opnieuw verwijderen.

Als je urenregistratiesoftware gebruikt hoef je dus niks af te drukken. Deze digitale urenregistratie volstaat voor de Belastingdienst. De ontwerpers van deze software hebben er bovendien voor gezorgd dat de controleur de gegevens eenvoudig kan verwerken bij een controle.

Afwijkende afspraken zijn mogelijk

Het is in sommige gevallen mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over kortere bewaartermijnen. Daarbij kunnen er ook afspraken worden gemaakt over hoe de gegevens moeten worden bewaard (bijvoorbeeld digitaal of op papier) en hoe gedetailleerd deze moeten worden bewaard. De afspraken die met de Belastingdienst worden gemaakt, worden steeds schriftelijk vastgelegd.

Eenvoudig voldoen aan de bewaarplicht

Het is met andere woorden niet alleen belangrijk dat je een urenregistratie bijhoudt, maar ook dat je de urenregistratie voldoende lang bewaart. Enkel zo kan men bij een controle nagaan of je aan het urencriterium voldoet. In de praktijk loopt het hierbij al eens mis, zeker bij mensen die hun uren manueel registreren of die werken met Excel-bestandjes. Deze bestanden kunnen verloren gaan, bijvoorbeeld na een computercrash. Daarom is het belangrijk om voldoende back-ups te maken en om deze op een externe locatie te bewaren.

Over deze zaken hoef je je echter geen zorgen te maken als je urenregistratiesoftware gebruikt. De urenregistratiesoftware zal de urenregistratie permanent bewaren. Goede leveranciers van urenregistratiesoftware zullen bovendien automatisch back-ups maken en ervoor zorgen dat de urenregistratie niet verloren kan gaan. Als je nog op zoek bent naar goede urenregistratiesoftware kan je dit eenvoudig vinden via deze website. Bekijk hier de beste urenregistratiesoftware van dit moment.