Declarabele vs. niet-declarabele uren: hoe maak je het onderscheid?

Niet alle uren die je maakt, kun je ook factureren. Soms is het gewoon een moeilijke afweging om te maken. In theorie is het onderscheid helder, maar in de praktijk lopen declarabele en niet-declarabele uren voortdurend door elkaar. Zonder duidelijke afspraken en een strak ingerichte urenregistratie ontstaat er al snel onduidelijkheid. En dat kan impact hebben op je omzet, planning, klanttevredenheid en winstgevendheid.

Wat zijn declarabele uren?

Declarabele uren zijn uren die rechtstreeks aan een klant of project worden toegeschreven. Denk aan consultancy, programmeerwerk, ontwerpuren of juridisch advies. Het gaat om activiteiten die expliciet onderdeel zijn van een opdracht en die contractueel zijn overeengekomen tegen een uurtarief of binnen een afgesproken projectbudget. Maar hier begint het al: is de voorbereidingstijd dan ook declarabel? Is intern overleg over een klantproject declarabel? Hoe zit het met herstellingen of extra revisierondes? Het antwoord hangt in feite af van de contractvoorwaarden, de offerte, je algemene voorwaarden en de redelijkheid en billijkheid. Zonder duidelijke afbakening wordt het onderscheid al snel subjectief.

Niet-declarabele uren en het belang van het onderscheid

Niet-declarabele uren zijn alle gewerkte uren die niet rechtstreeks gefactureerd worden aan een klant. Denk aan interne meetings, marketing en sales, opleidingen, bijscholing, administratie, offertes opstellen, netwerkevents enzovoort. Deze uren leveren vaak indirect wel waarde op, maar genereren geen directe omzet. Toch zijn ze essentieel voor de continuïteit van je onderneming.

Wie geen helder onderscheid maakt, heeft geen zicht op zijn werkelijk rendement. Stel dat een consultant 40 uur per week werkt, maar slechts 26 uur daarvan declarabel zijn. Dan moet hij daar in zijn uurtarief rekening mee houden, zodat hij toch een degelijk loon heeft voor al het werk dat hij levert. Zonder inzicht in deze verhouding kun je:

• Je tarieven verkeerd inschatten
• Projecten structureel onderprijzen
• Foutieve groeibeslissingen nemen
• Te weinig personeel inzetten

Hoe maak je het onderscheid in de praktijk?

De sleutel ligt in structuur en discipline. Urenregistratiesoftware speelt daarbij een centrale rol. Werk daarom met duidelijke categorieën in je urenregistratiesoftware. Deze kun je toevoegen aan je urenregistratiesoftware. Richt je systeem zo in dat medewerkers niet zelf moeten nadenken of iets declarabel is. Maak vaste projecttypes of kostenplaatsen aan. Denk bijvoorbeeld aan:

• Klantproject: facturabel
• Interne administratie: niet facturabel
• Marketing: niet facturabel
• Opleiding: niet facturabel

Geef elk project een vooraf bepaalde status (declarabel of niet-declarabel). Zo vermijd je interpretatieverschillen. Wanneer je uren koppelt aan een vooraf ingesteld budget, zie je meteen hoeveel declarabele uren nog beschikbaar zijn. Het is ook nuttig als je urenregistratiesoftware gebruikt die automatisch rapporten kan genereren. Een degelijk systeem genereert rapporten over:

• Declarabiliteitspercentage per medewerker
• Declarabele uren per project
• Gemiddelde bezettingsgraad
• Uren per activiteitstype

Deze cijfers maken zichtbaar waar tijd weglekt. Misschien spendeert je team 15% van zijn tijd aan interne meetings. Dan is het probleem niet de urenregistratie, maar de vergadercultuur.

Veelgemaakte fouten bij (declarabele) uren

Een klassieker is alles declarabel proberen te maken. Dat leidt tot discussies met klanten en beschadigt relaties. Een andere fout is niet-declarabele uren niet registreren “omdat ze toch niets opbrengen”. Dat vertekent je gegevens volledig. Ook gevaarlijk: medewerkers vrij laten bepalen wat declarabel is zonder duidelijke richtlijnen. Dit zorgt voor inconsistentie en onbetrouwbare rapportages. Onthoud vooral dat niet-declarabele uren geen verliesposten zijn. Ze tonen waar je investeert in groei, kennis en organisatie. Maar ze moeten wel zichtbaar zijn. Pas wanneer je exact weet hoeveel tijd naar welke categorie gaat, kan je beslissen: tarief verhogen, processen automatiseren, taken schrappen of extra capaciteit aannemen.