Ben ik als zzp’er verplicht om uren te registreren?

Regelmatig krijgen we de vraag of zzp’ers verplicht zijn om hun uren te registreren. Een pasklaar antwoord is er niet want het is afhankelijk van een aantal factoren. Om fiscale redenen kan het bijvoorbeeld verplicht zijn, net zoals wanneer je personeel in dienst hebt. Toch is het gebruik van urenregistratiesoftware ook in andere gevallen aangeraden.

Wel als je personeel in dienst hebt

Ook als zzp’er (zelfstandige zonder personeel) kan je personeel in dienst nemen. Het wordt in de praktijk niet vaak gedaan omdat het veel risico’s inhoudt. Als je echter personeel in dienst neemt, ben je verplicht om een deugdelijke administratie te voeren. Hoe de deugdelijke registratie van de arbeidstijden moet verlopen, bespraken we al in een eerdere blog. Het gebruik van urenregistratiesoftware is daarbij niet verplicht, maar wel aanbevolen.

Wel als je fiscale voordelen wilt genieten

Als zzp’er kom je in aanmerking voor verschillende belastingvoordelen, zoals de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Aan deze belastingvoordelen zijn een aantal voorwaarden verbonden. Een van die voorwaarden is dat je op jaarbasis minstens 1.225 uren aan je bedrijf moet besteden. Hierop zijn er wel een aantal uitzonderingen, maar de algemene regel is wel dat je het aantal gepresteerde uren moet kunnen bewijzen. Je bent niet verplicht om urenregistratiesoftware te gebruiken en kan ook andere bewijsmiddelen aanwenden, maar ook hier is het in de praktijk aanbevolen om de uren zo specifiek mogelijk te kunnen bewijzen. En dus is urenregistratiesoftware echt wel een meerwaarde.

Aanbevolen in alle andere situaties

Wanneer je geen interesse hebt in fiscale voordelen of geen personeel in dienst hebt, ben je in principe niet verplicht om uren te registreren. Toch is het gebruik van urenregistratiesoftware ook in dergelijke gevallen interessant en aanbevolen. Dat bewijzen onderstaande praktijkvoorbeelden.

Uren factureren

Houtbewerker Eugène gaat aan de slag bij een opdrachtgever en spreekt een tarief van 50 euro per uur af. De opdrachtgever betwist uiteindelijk de factuur en oppert dat Eugène helemaal geen tien uur voor hem heeft gewerkt! Het is nu aan Eugène om te bewijzen dat dat wel het geval is. Omdat Eugène zijn uren netjes registreerde, kan hij zich weren als een kat in de krullen en eenvoudig het bewijs leveren.

Offertes opstellen

Websiteontwikkelaar Thomas krijgt de vraag om een bindende offerte op te stellen voor het maken van een website. Thomas moet nu al inschatten hoe lang hij aan het project zal werken, want anders is het misschien niet helemaal rendabel. Thomas denkt dat vijfentwintig uur wel moet volstaan. Thomas blikt echter terug op de urenregistratie van een eerder project en komt uiteindelijk uit op dertig uren werk. Gelukkig maar, want vijf uren verschil scheelt toch een slok op een borrel.

Weloverwogen beslissingen nemen

Eva twijfelt of het wel interessant is om facturatiesoftware te gebruiken. Weegt de kostprijs wel op tegen de tijdsbesparing? Eva kijkt even terug in haar urenregistratie en ziet dat ze maar liefst tien uur besteedt aan het handmatig maken van facturen! Nu heeft Eva meer tijd om te doen wat ze graag doet. Altijd brood eten verdriet nu eenmaal ook.