3 tips om ervoor te zorgen dat werknemers hun uren beter bijhouden

Het komt wel vaker voor dat werknemers hun gepresteerde uren slecht bijhouden, zeker wanneer ze thuis of bij de klant werken. Nochtans is het bijhouden van gepresteerde uren om allerlei redenen belangrijk, bijvoorbeeld voor het respecteren van de regels met betrekking tot overwerk of in het kader van het bewaken van projectbudgetten. Hieronder vind je enkele tips die ervoor zorgen dat werknemers hun gepresteerde uren beter registreren.

# 1. Zorg voor bewustwording

Uit onderzoek blijkt dat onwetendheid een belangrijk antwoord is op de vraag waarom werknemers uren slecht bijhouden. Vaak zien ze het als een administratieve formaliteit en beseffen ze niet waarom het correct bijhouden van uren zo belangrijk is. Als werkgever is het dus nodig om werknemers goed te informeren over het belang van een goede urenregistratie. Werknemers moeten bewust zijn van de impact op de verloning, de financiën, het projectmanagement en op wat klanten betalen. Hierbij spelen niet alleen de medewerkers een rol, maar ook leidinggevenden. Het is belangrijk dat ook zij het nut van uren registreren inzien en de informatie daadwerkelijk gebruiken.

# 2. Maak uren registreren eenvoudiger

Een andere reden die vaak wordt gehoord, is dat het bijhouden van een goede urenregistratie lastig is. Het is bovendien niet de kerntaak van een werknemer en dan wil men er niet te veel tijd aan verspillen. Hoe lastiger het bijhouden van de uren is, hoe groter de kans is dat werknemers het niet goed en niet consequent doen.

Excelsjablonen en documenten die met de hand moeten worden ingevuld, kunnen oorzaken zijn voor een slechte urenregistratie. Hetzelfde kunnen we zeggen over een urenregistratieprogramma die niet overal toegankelijk is. Als werkgever kan je er maar beter alles aan doen om de urenregistratie zo laagdrempelig en eenvoudig mogelijk te maken. Houd je huidige werkwijze daarom even tegen een kritisch licht.

Vaak zijn er verschillende manieren om de urenregistratie te vereenvoudigen. Zo kan je bijvoorbeeld een beperkt aantal categorieën aanmaken waartussen men kan kiezen en hoef je niet altijd om een toelichting te vragen. Als je toch om een toelichting vraagt, kunnen enkele steekwoorden al volstaan en hoeft het echt niet altijd om volzinnen te gaan.

# 3. Urenregistratiesoftware met een app gebruiken

Wij raden aan om te kiezen voor urenregistratiesoftware met een app. Goede urenregistratiesoftware maakt van het registreren van uren kinderspel, bijvoorbeeld door te werken met een timer. Vaak is het ook mogelijk om meteen rapportages te zien, wat de betrokkenheid vergroot, en worden de geregistreerde gegevens ook meteen doorgestuurd. Hierdoor kan de personeelsdienst er meteen mee aan de slag en kan de projectmanager live termijnen en budgetten bewaken. Zorg er natuurlijk wel voor dat iedereen met de app kan werken. Geef medewerkers daarom een woordje uitleg en verstrek een korte handleiding.

Er bestaan zowel gratis als betalende tijdregistratie-apps en de meeste apps werken zowel op Android- als op iOS-toestellen, zoals de iPhone. Ben je nog op zoek naar goede urenregistratiesoftware met een app? Bekijk dan ons overzicht met tijdregistratie-apps. Via de keuzehulp vind je in enkele klikken de tijdregistratiesoftware die bij jou past.